Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman:
Numune Teslimi: İhalemiz Kısmi Teklife açık olduğundan, istekliler teklif mektup listesinde yer alan (1. Kısım (Çim Biçme ve Motorlu Tırpan) ürünler hariç, sadece 2. Kısım (Saksı ve Bitki) teknik şartnameye uygunluğunun belirlenmesi için, istekliler teklif ettikleri ürünlerin 1’er adet numune getirerek idaremiz yetkilisine teslim edecektir.
Numuneler tekliflerin sunulduğu İhale Birimine ihaleden önce teslim edilecektir, “numune teslim tutanağı” da aynı biriminden alınacaktır.
İstekliler numune tesliminde idaremizce 2 (iki) suret “numune teslim tutanağı” düzenlenerek imza altına alınacak bir sureti istekliye verilecektir. Numune teslim tutanağının bir nüshası teklif zarfı içine konulması tercih edilmektedir.
Numuneler ihale servisine son teklif verme tarih ve son teklif verme saatine kadar teslim edilecektir.
Kargo ile numune gönderilmesi durumunda “ihale dosyası” kesinlikle ayrı gönderilmelidir.
Numuneler kargo ile gönderilmesi halinde, ihale saatinden önce idaremize teslim edilecek, şekilde gönderilmesine dikkat edilmesi gerekir, ihale saatinden sonra getirilen kargolar teslim alınmayacaktır.
Her bir numune üzerine ürünü ve firmayı tanıtıcı bilgi amaçlı etiket şeklinde yapıştırılacak etiketlere (istekli adı, ürün adı ve ürün teklif sıra numarası) yazılması tercih edilmektedir.
İhalemiz Kısmi Teklife açık olduğundan, kısımların tamamına teklif verilecektir. İşin tamamına veya bir kısmına teklif veren isteklilerden numune istenilen 2. Kısım (Saksı ve Bitki) ürünlerden 1 kalem dahi eksik olursa: sadece numunesi eksik olan kısım teklif değerlendirme dışı bırakılacaktır.
İhale Komisyonu, teklif cetveli listemizdeki ve teslim edilen ürünler/numuneler üzerinden teknik şartnamede belirtilen özelliklere uygunluğunu kontrol ederek inceleyerek ihale kararını verecektir. Teknik Şartnameye uygun olmayan firmaların teklifi (uygun olmayan kısmı) değerlendirme dışı bırakılacaktır.
Teslim edilen numuneler, ihale süreci tamamlanmasına müteakip, ihale ile ilişkisi kalmayan isteklilere dilekçe ile başvurmaları halinde “numune iade tutanağı” ile geri iade edilecektir.
İhaleye ikinci en avantajlı teklifi sunan isteklinin numunesi, en avantajlı teklifi veren istekli sözleşmeyi imzaladıktan sonra tutanakla iade edilecek ve sözleşme imzalanan yüklenicinin numuneleri, ise sözleşme süresince idaremizde kalacaktır.
İhale kararından sonra 15 (onbeş) takvim günü içerisinde ihale ile ilişkisi kalmayan isteklilere dilekçe ile başvurmaları halinde numuneleri iade edilecektir. Bu süre içerisinde alınmayan numunelerden idaremiz sorumlu değildir.
İş ortaklığı olarak teklif verilmesi halinde ise teklif edilen numuneler ortaklardan biri ve/veya birkaçı tarafından, sunulması yeterli olacaktır.