Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankası tarafından onaylanmış ürün (barkod) numarası, SUT a-Ulusal Bilgi Bankasına kayıtlı olmalı ve ürünün UBB kayıt numarası, T.C. İlaç ve alan kodu ve marka adı teklif mektubunda yazılmalıdır.
b-Ayıca malzemelerin T.C. İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankasına kayıtlı olduklarını Ulusal Bilgi Bankası İnternet sitesinden alınmış kayıt formu belgesi ile belgeleyeceklerdir ve belge ihale dosyasında sunulacaktır.
c-İştirakçi firmalar sunmuş olduğu ürünün yetkili bayisi olduğunu belgelemeli ve belge ihale dosyasında sunulmalıdır.
d-UBB’ ye kayıtlı olmayan ürünler "kapsam dışı" olarak teklif mektubunda belirtilecektir. Üretici firmadan ürünün "kapsam dışı" olduğuna dair yazı sunulacaktır.
e- İstekliler teklif ettikleri ürünlere ait UBB kodunun idarenin talep ettiği ürün Sut alan koduyla uyuşmalı, aksi taktirde ilgili kalem değerlendirmeye alınmayacaktır.
f- Teklif edilen ürünlerin UBB kayıtları alan tanımları ve jenerik isimleri Medula sistemine tanıtılmış olması gerekmektedir. Yapılacak inceleme sonucu kaydı olmayan veya yanlış kaydedildiği tespit edilen ürünler değerlendirme dışı bırakılacaktır.
g- Verilen UBB kodunun uygun olmayan sut alan tanımıyla eşleştirildiğinin tespit edilmesi durumunda oluşmuş olan tüm maddi zarar firma tarafından karşılanacaktır.
h-Tedarikçi firma,alıma ilişkin olarak düzenleyeceği faturada ,malzemenin barkod numarası ile SUT kodunu belirtecektir.Tedarikçi firma,bunların SUT hükümleri doğrultusunda doğru eşleştirilmiş olmasından sorumludur.Geri ödeme kurumu barkod ve SUT kodlarının eşleştirilmesi ile ilgili olarak TİTUBB kayıtlarını esas almadığından,hastanemiz idaresi de bu kayıtları esas almayacak, anılan kurumun herhangi bir surette malzeme barkod ve SUT kodunun doğru eşleşmediğini tespit ederek geri ödeme yapmaması halinde oluşan zarar nedeniyle idare tarafından da tedarikçi firmaya rücu edilecektir